REGISAFE public Modul

KommunalPlus Sitzung

Sitzungen brauchen Organisation. Gute Organisation braucht viel Zeit und Aufwand – oder KommunalPLUS Sitzung, die moderne Lösung von HELD. Modern im Sinne eines kompletten Sitzungsmanagements – von der ersten Planung über die Einladung bis zur Niederschrift.

KommunalPLUS Sitzung basiert auf zwei Säulen:

• die immensen Erfahrungen von HELD mit der Verwaltung von Gemeinden, Städten, Kreisen, Zweckverbänden, Kirchen und anderen Institutionen
• die wachsenden Anforderungen aus den Gemeinden, die von HELD laufend ausgewertet werden

Zur wichtigsten Anforderung der Teilnehmer und Organisatoren einer Sitzung zählt ein schneller, unkomplizierter Zugriff auf Sitzungsvorlagen, Sitzungsdaten, vollständige Fachakten und andere inhaltliche und organisatorische Informationen. Jederzeit und von jedem Arbeitsplatz aus. Nach einer Sitzung gehörte bisher die Abrechnung der Sitzungsgelder zu den zeitraubenden Aufgaben. Mit KommunalPLUS Sitzung erfolgt die Abrechnung und Abwicklung weitgehend automatisiert. Mit einer rechtssicheren Dokumentation und automatischen Ablage der Belege und Dokumente. Die wichtigsten Komponenten von KommunalPLUS Sitzung umfassen die Bereiche Sitzungsgeld, Workflow, Signatur und Ratsbeteiligungssystem. Die perfekte Integration von KommunalPLUS Sitzung in REGISAFE public eröffnet dem Anwender den ganzen Funktionsumfang eines modernen Dokumentenmanagements und die bekannt problemlose Zweigleisigkeit von Papierakte und digitaler Akte.

Richtig entscheiden – KommunalPLUS Sitzung

Wie umfassend das System die Abwicklung von Sitzungen erleichtert, zeigt sich in den Details:

Die Berechnung des Sitzungsgeldes erfolgt auf Basis der Anwesenheitsdauer vollautomatisch. Monats- und/oder Funktionspauschalen werden berechnet und ausgewiesen. KommunalPLUS Sitzung ist lernfähig weil merkfähig.

Jede neue Sitzung erhöht den Automatisierungsgrad und verlangt vom Sachbearbeiter nur noch die Eingabe eventueller Änderungen. In der Praxis erfordert die Sitzungsgeldabrechnung oft nur wenige Klicks. Und wenn besondere und besonders komplizierte Berechnungen notwendig werden? KommunalPLUS Sitzung verfügt für diese Fälle über eine Programmoption zur individuellen und einfachen Anpassung.

Deutliche Erleichterung bringt KommunalPLUS Sitzung im organisatorischen Workflow. Mit einem eigenen Modul lassen sich Arbeitsabläufe definieren und immer wieder verwenden, z.B. für Vorlagen, Tagesordnungen, Protokolle und Auszüge. Damit können Standardabläufe geschaffen werden, mit vorgegebenen Beteiligten und Fristen, Terminlegung und Terminkontrolle. Nach jedem Arbeitsschritt werden alle Beteiligten per E-Mail über die nächste Aufgabe informiert. Das leidige Vergessen-Risiko ist ein für alle Mal ausgeschaltet. Weil die Abzeichnung einzelner Dokumente, z.B. Formulare oder Listen, mittels rechtssicherer elektronischer Signatur erfolgt, bleiben die Ablaufinformationen ohne Medienbruch digital und damit schnell und für alle Beteiligten verfügbar. Natürlich kann der Zugriff – als gute REGISAFE public Norm – für jeden Beteiligten, jedes Dokument und jeden Bereich festgelegt werden, ebenso wie ein detaillierter Schreibschutz.

Mit der optionalen Erweiterung Ratsbeteiligungssystem geht KommunalPLUS Sitzung weit über das bekannte Nutzenspektrum hinaus. So werden Übersichten und Inhalte der Sitzungen automatisch auf die Website einer Gemeinde gestellt – und automatisch wieder zu einem festgesetzten Termin aus der Website genommen. Gemeinderäte, Fraktionen oder ausgewählte Personen/Gremien erhalten einen speziellen Zugang zu allen relevanten Sitzungsdaten, z.B. auch archivierte Daten und Dokumente vergangener Sitzungen. Das Fachverfahren wird damit zu einem praktischen Entscheidungs-Support-System, jederzeit vom eigenen PC aus erreichbar.

Insgesamt markiert KommunalPLUS Sitzung in Koppelung mit dem Ratsbeteiligungssystem den entscheidenden Schritt auf dem Weg zur virtuellen Fraktionssitzung und Online-Abstimmungen im Umlaufverfahren.

KommunalPLUS Sitzung Vorteile im Überblick:

• Vollautomatische Berechnung des Sitzungsgeldes
• Automatisierung von Vorgängen durch lernfähiges Fachverfahren
• Individuelle und einfache Anpassungsmöglichkeiten auf die örtlichen Besonderheiten
• Standardisierte Abläufe
• Automatisches Informationssystem via E-Mail an alle Beteiligten nach jedem Arbeitsschritt
• Rechtssichere, elektronische Signatur
• Veröffentlichung der Sitzungsinhalte im Internet