Die DMS-Software REGISAFE public
ist das Verwaltungsmanagement
einer neuen Generation

Lernen Sie REGISAFE public kennen

• Überzeugend – über 2000 zufriedene Kunden.
• Ganzheitlich – über 50 Jahre Erfahrung im Bereich Büroorganisation.
• Modular – REGISAFE public, die Lösung nach dem Baukastenprinzip.

 

REGISAFE public:

Verwaltung – neuester Stand

Moderne Verwaltung mit REGISAFE public
Seit 1990 hat modernes Informations- und Schriftgutmanagement einen Namen. Es heißt REGISAFE, kommt von der Hans Held GmbH und wurde schnell zum Maßstab moderner Verwaltung in über 2000 kommunalen Einrichtungen, Unternehmen, Kirchen und Krankenhäusern. 2002 kam mit REGISAFE public die neue Generation: Ein überlegenes Verwaltungsmanagement, das innerhalb kürzester Zeit zum neuen Maßstab wurde – mit temporeicher Durchsetzung. REGISAFE public dynamisiert die gesamte Informations- und Schriftgutverwaltung. Von der Verwaltung einer Papier-Registratur über vollelektronische Lösungen mit Scanner und optischer Archivierung bis hin zur Internet-Integration. Die beispielhaft einfache Benutzer- Führung und die Flexibilität einer modernen, modularen System-Architektur führten bei allen Anwender-Umfragen zu herausragend hoher Akzeptanz.

Als besondere Stärken werden bei REGISAFE public geschätzt:

• Intelligente Informationsrecherche.
• Rationelle Erstellung von Dokumenten.
• Durchdachte Ablage und Speicherung des Schriftguts.
• Schnelle Verteilung und Veröffentlichung von Informationen.
• Sorgfältige Kontrolle von Aufgaben und Terminen.
• Moderne Organisation der Papier-Ablage.

 

Alles im Fluss:

So unterstützt Sie REGISAFE public bei Ihrer Arbeit.

Dokumentenmanagement

Schnell finden statt lange suchen! Und produktiv arbeiten.

• Sie beschaffen, pflegen und verarbeiten alle Informationen in einer einzigen Anwendung! Und müssen sich nicht in verschiedene Systeme einarbeiten.
• Maier, Mayer, Meier oder Meyer – mit der phonetischen Suche finden Sie den Richtigen.
• „Schnelle Schriftstücke“ – durch automatische Vorbereitung der Vordrucke, Übernahme der Adressen und weitere Unterstützung.
• Komfortables, unkompliziertes Anlegen und Verwalten von elektronischen Akten und Vorgängen.
• Sicherheit durch die Versionskontrolle und das Aktivitätsprotokoll von REGISAFE public.

 

Knowledgemanagement

Qualifizierte Entscheidungen brauchen erstens schnelle Informationen, zweitens vollständige und drittens alles ohne Aufwand.

• Mit REGISAFE public finden Sie blitzschnell durch einzigartige Suchmechanismen mit Phonetik, Synonymen und indizierter Volltextsuche jede Akte, jeden Vorgang, jede Sitzung, Adresse, Dokument, Aktenzeichen. Jede E-Mail, jeden Termin und jede andere Information.
• Sie verteilen jede Information schnell, einfach und sicher mit leistungsstarken Komponenten von REGISAFE public.
• REGISAFE public verschafft Ihnen eine neue Effizienz in Workflow, Wirtschaftlichkeit, Dokumentensicherheit, Ablage und Archivierungskapazität.
• Das einheitliche Ablagesystem und die integrierte Programmoberfl äche halten auch die größten Datenmengen transparent.
• Alle Informationen auf einen Blick durch den Schriftstück- Viewer. Auch wenn die Anwendungssoftware, mit der ein Dokument erstellt wurde, nicht am Arbeitsplatz installiert ist.

 

So vielseitig wie Ihre Abläufe:

Die Einsatzbereiche von REGISAFE public.

• Die Einsatzgebiete von REGISAFE public decken die Abläufe von Verwaltungen umfassend ab.
• Ablage und Registratur werden erleichtert und einheitlich gestaltet.
• Die Routinearbeiten erfahren effizientere Abläufe.

 

Aktenplanverwaltung
Die unglaubliche Leichtigkeit der Ablage nach Plan.

• Papierakten oder elektronische Daten finden Sie effektiv und rationell mit phonetischer Suche, Synonymen und indizierter Volltextsuche.
• Auskunft über Zuständigkeiten, Aufbewahrungsorte und -fristen, Hinweise, Produktkennungen, Haushaltsstellen und vieles mehr? Per Mausklick!
• REGISAFE public pflegt Ihren Akten- oder Informationsstrukturplan komfortabel, einfach und zentralisiert.
• Sie navigieren frei und einfach durch die Ablagestruktur. Dafür sorgt die hierarchische Darstellung.
• Und Sie genießen die einheitliche Ablagestruktur in Ihrer gesamten Verwaltung als tägliches Arbeitsprivileg.

 

Registraturverwaltung

Das Ende der Vermutungen.

• REGISAFE public zentralisiert Ihre Registraturverwaltung und dezentralisiert die Recherche.
• Aktenanforderungen werden jetzt beschleunigt bearbeitet. Die Aktenausgabe erfolgt mit einem automatisch erstellten Barcode, der bei der Rückgabe eingelesen wird.
• REGISAFE public erstellt Beschriftungsetiketten für Ordner und Akten.
• Legscheine für Akten können einfach und komfortabel per Mausklick produziert werden.
• Elektronische Akten und Papierakten werden von REGISAFE public synchron gehalten.
• Das leidige Phänomen der verschwundenen oder vergessenen Akten ist überwunden: REGISAFE public überwacht sie mit elektronischer Aktenverfolgung und Rückgabe-Erinnerungsfunktion.

 

Workflow-Lösungen
Werden Routinearbeiten effizienter gestaltet, ist dieser Vorteil von Dauer.

• Beweis 1: Die Masken und Funktionen, die für Ihre Verwaltung und Ihre Arbeitsabläufe angepasst wurden und tägliche Erleichterung schaffen.
• Beweis 2: Die automatische Vorgangssteuerung von REGISAFE public bewältigt Vorgänge so sicher wie dynamisch.

 

Bürokommunikation & Terminmanagement
Termine? Termine!

• Der Terminkalender von REGISAFE public befreit Sie endgültig vom traditionellen Terminstress. Mit einfacher Bedienung und perfektem Überblick über alle Termine aller Mitarbeiter und aller Ressourcen.
• Delegierte Aufgaben kontrollieren Sie mit der Fristenüberwachung.
• Der Versand der Terminsachen erfolgt per Fax oder E-Mail.

 

eGovernment & Internet Virtuelle Wirklichkeit im Alltag.
Schriftstücke ins Internet? Ein Klick genügt!

• Die Inhalte Ihrer Website erstellen Sie bequem in Ihrer gewohnten Textverarbeitung. REGISAFE public konvertiert Ihre Daten und stellt sie auf den Web-Server, wann, wo und wie lange Sie wollen.
• Web-Formulare verwalten Sie mit allen anderen sach- oder personenbezogenen Daten in REGISAFE public.
• Neue Formulare stehen mit einem Klick im Internet zur Verfügung. Bei eingehenden elektronischen Formularen werden automatisch Akten erstellt und Vorgänge an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.

 

Viele Anwendungsmöglichkeiten.

Immer eine hohe Sicherheit.

• Die elektronische Archivierung automatisiert Verwaltungsvorgänge und erleichtert den Zugriff.
• Die Sicherheit Ihrer Daten und Abläufe ist hundertprozentig gewährleistet.
• Das einheitliche Oberflächenprinzip steht für eine komfortable Bedienung mit minimiertem Schulungsaufwand.

 

Archivierung
Das Universum der elektronischen Archivierung.

• Mit REGISAFE public wird die Archivierung zum Anschauungsunterricht für moderne Verwaltung. Rechnungs- und Kassenbelege oder Bescheide werden direkt aus den Fachprogrammen von REGISAFE public übernommen. Automatisiertes Anlegen von Teilakten und Zuordnen der eingescannten Dokumente erfolgen in einem Schritt, werden also in eine verwaltungsweite Gesamtlösung integriert.
• Die Zuordnung gescannter Dokumente erfolgt automatisiert mittels Barcode.
• Sie verfügen also jederzeit über fälschungssicher archivierte Daten aus den verschiedensten Anwendungen und Systemen.

 

Siebenfache Sicherheit

1. Benutzerzugriffskontrolle REGISAFE public erlaubt nur vorgesehene Zugriffe.

2. Aktivitätsprotokoll Alle durchgeführten Änderungen werden angezeigt.

3. Versionskontrolle Die älteren Versionen eines Dokuments werden vorgehalten.

4. Schutz des Dateispeichers Kein Arbeitsplatz hat über das Netzwerk direkten Zugriff auf den Dateispeicher.

5. Verschlüsselte Speicherung Dateien können verschlüsselt abgelegt werden.

6. Datei-Integritätsprüfung Durch zwei ineinander greifende 160 Bit Hash-Werte („Fingerabdrücke“) wird jede unerlaubte Änderung eines Dokuments zuverlässig erkannt.

7. Dateispeicher-Synchronsicherung Alle Dateien werden synchron und automatisch zur Festplattenspeicherung auf einem WORM-Medium gesichert. Die Metadaten werden als XML-Datei gesichert, inklusive aller hierarchisch übergeordneten Objekte. Diese zusätzliche Datensicherung ermöglicht nicht nur Revisionssicherheit, sondern auch kühles Blut bei einem Systemcrash.

 

Archivverwaltung
Das Archivmanagement innerhalb von REGISAFE public ist ein durchgängiges Konzept, das den gesamten Lebenszyklus von der Erstellung der Dokumente bis zum historischen Archiv unterstützt. Mit individuellen Erfassungsmasken für Bestände und Verzeichnungen sowie intelligenten Suchmöglichkeiten wird die Verwaltung jeder Aktenart radikal vereinfacht. Und alle Mitarbeiter können jetzt ohne Aufwand im Archiv recherchieren. Der direkte Weg: Aus der laufenden Verwaltung in die Archivverwaltung. Auch der Archivar wird die integrierte Lösung von REGISAFE public schätzen. Er kann auf laufende Teilakten und Dokumente zugreifen und die Metadaten einer Teilakte sowie elektronische Dokumente ohne Umwege in die Archivverwaltung übernehmen. Direkt unter dem kommunalen Aktenplan kann auf Bestände und Verzeichnungen im Rahmen der Berechtigung Einsicht genommen werden.

 

Sitzungsverwaltung

• REGISAFE public hebt die Sitzungen in den Sattel. Alle relevanten Dokumente wie Sitzungsvorlagen, Protokolle etc. werden den jeweiligen Sitzungen zugeordnet.
• Protokolle und Vorlagen erhalten Sie jetzt sowohl aus der Sitzung heraus als auch aus dem Sachzusammenhang (Aktenzeichen oder Teilakte/Vorgänge).
• Zusätzliche Informationen wie Datum, Sitzungskennung, Hinweise und zusätzliche Schlagworte werden jetzt aufgeräumt gespeichert.
• REGISAFE public sorgt für den automatischen Abgleich und die Übernahme des Sitzungstermins und der Raumbelegung im Terminkalender.

 

Integrierte Fachverfahren
Eine Vielzahl an unterschiedlichen Oberflächen bedeutet ein Vielfaches an Schulungsaufwand, Updates und unterschiedlichen Problemen. REGISAFE public sorgt endlich für eine einheitliche Oberfläche und Bedienungskomfort in allen Modulen und Anwendungen. Zusätzliche Softwarepflege entfällt ebenso wie unnötiger Schulungsaufwand. Fachverfahren werden direkt in die Oberfläche von REGISAFE public integriert.

 

REGISAFE public als Basispaket:

Das Fundament einer perfekten Verwaltung.

• Das modulare Prinzip ermöglicht eine stetige Erweiterung.
• Mehr als 35 Module für jede spezifische Anforderung.
• Der Zugriff auf Module und Daten kann individuell oder gruppenweise gestattet werden.

 

Aktenplan/Organisationsverwaltung

• Bestehende Aktenpläne werden eingebunden.
• Hierarchische Abbildung und Navigation.
• Haushaltsstellen, Produktkennungen, Hinweise und Aufbewahrungsorte werden automatisch hinterlegt.

 

Teilakten/Vorgangsverwaltung

• Unbegrenzt viele Teilakten/Vorgänge zu jedem Aktenzeichen, die wiederum unbegrenzt unterteilt werden können.
• Perfekte Parallelität zu den Papierakten.
• Sachverhalte werden übersichtlich dargestellt.
• Aktenzeichenübergreifende Teilakten/Vorgänge.
• Die zuständigen Sachbearbeiter und das zuständige Amt werden automatisch hinterlegt.

 

Sitzungsverwaltung

• Integrierte Sitzungsverwaltung mit Verknüpfung zu allen Anwendungsmodulen.
• Organisation der Sitzungsvorlagen, Protokolle und der zur Sitzung gehörenden Schriftstücke.
• Abbildung aller Sitzungsinformationen.

 

E-Mail-Integration

Verbindung zu einem externen MAPI-fähigen Mailsystem.

Mailfunktion aus REGISAFE public mit Übergabe von Dateien als Anlage.

Verknüpfungen auf Aktenzeichen, Teilakten/Vorgänge, Sitzungen und Schriftstücke können versendet werden.

 

Modulübergeifende Suchfunktion

• Mit phonetischer Suche.
• Mit Synonymen.
• Nach Wortbestandteilen und Wortanfängen.
• Alle Suchkriterien können gespeichert und schnell aufgerufen werden.

 

Heute einsteigen.

Später erweitern.

Schriftgutverwaltung

• Jedes Schriftgut und alle Dateien: Texte, Tabellen, Grafiken, E-Mails, Faxe, Scandokumente, Bilddateien, Multimedia-Dateien u.v.m.
• Die Anwendungsprogramme z.B. von Microsoft Office werden problemlos eingebunden.
• Automatisierte Schriftstückerstellung mit Verknüpfung zur Adressverwaltung.
• Integration von Vorlagen mit Übergabe der Sachbearbeiterdaten.
• „Drag and Drop”-Funktion zur einfachen Dateiablage in REGISAFE public.
• Serienbrieffunktion.
• Ablagefunktion für die Trefferlisten jeder REGISAFE public- Suche.
• Notizen zum Schriftstück unabhängig vom Dateityp mit eigener Zugriffsberechtigung und druckbar.

 

Benutzerzugriff

• Anlage von Benutzergruppen und einzelnen Benutzern.
• Vergabe unterschiedlicher Zugriffsrechte einzelner Benutzer und Gruppen.
• Rechtevergabe für einzelne Programmfunktionen.
• Hierarchische Gliederung und Darstellung.
• Steuerung der Zugriffsberechtigung auf einzelne Objekte (z.B. Aktenzeichen, Teilakte/Vorgang, Schriftstück, Adresse).
• Anlegen beliebiger Benutzer-Zusatzdaten wie Telefon- Durchwahl, Diktatzeichen usw.

 

Druckfunktion

• Modulübergreifende Druckfunktion (z.B. Aktenplan, Trefferlisten, Karteikarten, Tabellen).
• Direktes Drucken von E-Mails inklusive der angehängten Dateien.
• Bearbeiten und Speichern der Druckausgabe.

 

Check-out/Check-in

• Einzelne oder mehrere Schriftstücke können als Datei lokal auf Ihre Festplatte oder z.B. einen USB-Stick gespeichert werden.
• Nach der Bearbeitung können diese Dateien wieder an REGISAFE public zurückgegeben werden.

 

Schriftverkehr, E-Mail, Telefongespräche:

REGISAFE public für eine reibungslose Kommunikation.

• Die Module zur Kommunikation sorgen für einen stetig aktuellen Datenbestand.
• Das Recherchieren nach Vorgängen wird um ein Vielfaches einfacher.
• Das Bearbeiten von Schriftstücken folgt vordefinierten Abläufen.

 

Kommunalpaket

• Individuelle Masken für die Teilakten/Vorgangsverwaltung z.B. Bauakte, Bauleitplanungsakte, Gewerbe-, Grund- und Hundesteuerakte, Personalakte, Fundakte.
• Intelligente Vorbereitung der Daten.
• Zusätzliche Masken jederzeit realisierbar.
• Kostenlos erhältlich als Ergänzung des Basispakets.

 

Mail/Wiedervorlage

• Senden und Empfangen interner und externer E-Mails sowie Faxe.
• Beim Versand von internen E-Mails werden lediglich Verweise als Anlage versendet: Kein Chaos durch unzählige Kopien und verschiedene Fassungen eines Dokuments.
• Eintragen von Wiedervorlagen.Fristenkontrolle.
• Antwort-Anmahnung.Antwort- und Weiterleitungsfunktion.
• Anfügen von mehreren Anlagen wie Teilakten/Vorgänge, Sitzungen, Schriftstücke u.v.m.
• Zuordnungsfunktion für E-Mails in REGISAFE public zur elektronischen Akte.
• Dateianlagen können automatisiert in verschiedene Formate wie z.B. PDF konvertiert werden.
• Komprimierung von Dateianlagen als ZIP-Datei.

 

Outlook-Adressübernahme

• Adressübernahme aus Outlook: Übergabe der in Outlook vorgehaltenen Adressen in Schriftstücke.

 

Adressverwaltung

• Zentraler Adressbestand.
• Automatische Adressübernahme in Briefe und Mail/ Wiedervorlagen.
• Komfortable Serienbrieffunktion.
• Erstellung von Serien-E-Mails.
• Erstellung von Adressverteilern für Serienbriefe.
• Erstellung von eigenen auf Adressen basierenden Datenbanken.
• Rechtevergabe bis hinunter zu einzelnen Adressen.
• Anzeige aller zu einer Adresse erstellten Schriftstücke.

 

Telefonwahl

• Direktes Wählen einer Telefonnummer aus der Adressverwaltung.
• Bei eingehenden Anrufen wird die zugehörige Adresse automatisch aufgerufen; dabei besteht direkter Zugriff auf die Teilakten/Vorgänge, Schriftstücke und alle weiteren Informationen.
• Alle ein- und ausgehenden Anrufe werden in einer Anrufliste gespeichert
• mit direkter Rückrufmöglichkeit.
• Internes Telefonverzeichnis.

 

Nutzen Sie Ihre Zeit sinnvoll.

Finden Sie Daten schneller.

Workflow

• Festlegung, wer welche Arbeitsschritte in welcher Reihenfolge ausführen soll.
• Bearbeitungswege können vordefiniert oder ad hoc erstellt werden.
• Nutzung der Bearbeitungsmöglichkeiten und Funktionen anderer REGISAFE public-Module wie z.B. „Elektronische Signatur“ oder „Mail/Wiedervorlage“ inkl. Fristenkontrolle.
• Der aktuelle Bearbeitungsstand ist jederzeit sichtbar.

 

Volltext-Recherche

• Indizierte Volltextsuche in Datei-Inhalten und Meta-Daten nach Wortbestandteilen und Wortanfängen.
• Suche mit Phonetik und Synonymen.
• Begrenzbare Suchbereiche beispielsweise auf Aktenzeichen, Teilakten/Vorgangskennungen, Adressen, Schriftstücke, Sitzungen, Entstehungszeitraum u.v.m.
• Indizierung unterschiedlichster Dateiformate wie z.B. Office-Dokumente, PDF-Dateien, gescannte Dokumente via Texterkennung etc.; abhängig von den eingebundenen Datei-Konvertern.

 

Schriftstück-Viewer

• Anwendungsunabhängige Dateivoransicht.
• Unterstützt über 200 Dateiformate.
• Dateivoransicht mit Blätterfunktion direkt in einer Trefferliste.
• Miniaturansicht aller Seiten bei mehrseitigen gescannten Schriftstücken sowie mehrerer Schriftstücke (z.B. aus einer Trefferliste).
• Drehen und Wenden einzelner oder mehrerer Seiten.
• Virensicher.

 

Schriftgut-Scanner

• Unterstützung nahezu aller TWAIN-kompatiblen Scanner.
• Unterstützung von Netzwerk-Scannern.
• Automatisches Entfernen von leeren Seiten sowie weißer und schwarzer Ränder, Geraderichten.
• Vordefinition von Scan-Einstellungen (Auflösung, Papierformat, Einzug, Farbmodus u.v.m.) für verschiedene Einsatzzwecke.
• Scannen eines Stapels in einem oder mehreren, sowie zeitlich versetzten Arbeitsschritten; spätere Zuordnung möglich.
• Nachscannen von Seiten.
• Ausschneiden von Bereichen einer Seite z.B. für Zeitungsausschnitte.
• Zuordnung eines aus mehreren Dokumenten bestehenden Stapels.
• Elektronische Postverteilung.

 

Für jeden Wunsch ein passendes Modul.

Nutzen Sie die Flexibilität von REGISAFE public.

• Das Mobil-Modul ermöglicht Ihnen ein Höchstmaß an Beweglichkeit.
• Die Terminsituation ist übersichtlicher und durch eine ständige Fristenüberwachung sicherer.
• Die Beschriftung von Ordnern und Heftern in einheitlicher Gestaltung ist einfach möglich.

 

Schriftgut-Scanner Barcode

• In Microsoft Word erstellte Dokumente können mit einem Barcode versehen werden.
• Zu einem späteren Zeitpunkt können diese Dokumente, ergänzt um handschriftliche Einträge und zusätzliche Seiten, gescannt und automatisiert zugeordnet werden.
• Aus externen Anwendungen importierte und mit Barcode versehene Dokumente können ebenfalls gescannt und automatisiert zugeordnet werden.

 

Schriftgut-Scanner Capture

• Automatisierte Zuordnung gescannter Seiten anhand definierbarer Regeln: Gleichförmige Dokumente wie Rechnungen, Bescheide, Kontoauszüge usw. können vollautomatisch verarbeitet werden.
• Nutzung von Barcodes und OCR (Texterkennung).
• Zugriff auf Daten interner und externer Datenbanken.
• Automatisches Anlegen von Teilakten/Vorgängen, Adressen u.v.m. anhand der ausgelesenen Informationen.
• Kontroll- und Korrekturmöglichkeit der Zuordnungsdaten.

 

Registraturverwaltung

Aktenanforderung und -ausgabe (auch mit Barcode).

Auswertung der aktuellen und noch ausstehenden Aktenanforderungen.

Verfolgung von Aktenausgabe, -rückgabe und -weitergabe.

Standortbestimmung der Akte.

 

Versionskontrolle

• Automatische Beibehaltung alter Versionen der Schriftstücke bei der Speicherung von Änderungen.
• Anzeige früherer Versionen.
• Aktivierung zurückliegender Schriftstückversionen.

 

Terminkalender

• Einheitliche und übersichtliche Terminverwaltung.
• Besprechungsplanung, periodische Termine, private Termine.
• Integrierte Terminbenachrichtigung über Mail/Wiedervorlage.
• Terminsuchfunktion.
• Zugriffsmöglichkeit auf Termine für berechtigte Sachbearbeiter.
• Ressourcen-Verwaltung von Räumlichkeiten, Geräten, Fahrzeugen u.v.m.

 

Im Büro und unterwegs:

REGISAFE public aktualisiert automatisch.

Mobil

• REGISAFE public „zum Mitnehmen“.
• Arbeiten Sie mit REGISAFE public auf Ihrem Laptop sowohl im Netzwerk als auch offline.
• Wählen Sie aus, welche Daten Sie mitnehmen möchten.
• Änderungen sowie neue Schriftstücke, Adressen u.v.m. werden bei Rückkehr ins Büro zum Netzwerk-Server übertragen.
• E-Mails und Wiedervorlagen können offline erstellt und bearbeitet werden
• sie werden bei Rückkehr ins Büro an den Mail-Server übergeben.

 

Etiketten- und Beschriftungsdruck

• Durch die direkte Druckmöglichkeit der Informationen aus REGISAFE public auf Etiketten entfallen die manuellen Beschriftungen für Ordner und Hefter.
• Drucken von Beschriftungsetiketten für bestehende Akten, Teilakten/Vorgänge und Schriftstücke direkt aus REGISAFE public.
• Einheitliche, optisch ansprechende Beschriftung Ihrer Ordner und Hefter.
• Drucken von Adressetiketten.
• Frei definierbare Layouts und Beschriftungen.

 

Archivverwaltung

Bestandsverwaltung für Archive.

• Datenübergabe von Metadaten und Dokumenten ins Archiv.
• Verzeichnung mit den Eingabemasken: Akte, Bauakte, Foto/Postkarte, Karte/Plan, Bücher/Literatur, Personalakte, Plakat, Sammlung, Zeitungsausschnitt/Zeitungsauswertung.
• Weitere Masken oder zusätzliche Eingabefelder jederzeit möglich.

 

Spooldaten-Import

• Drucken Sie aus Ihren Anwendungsprogrammen direkt in die elektronische Ablage: Mit dem IQ-Drucker können Sie Druckergebnisse aus allen Anwendungen in REGISAFE public ablegen, wahlweise manuell oder automatisiert.
• Automatischer Import von Massenbelegen, die durch Fachanwendungen erzeugt werden, anhand definierbarer Regeln. Teilakten/Vorgänge, Adressen etc. können mittels Druckdaten automatisiert angelegt werden.

 

Nennen Sie uns Ihre Bedürfnisse.

Wir empfehlen Ihnen gerne passende Module.

• Das Pflegen Ihres Internetauftrittes wird erleichtert und sichert ein Höchstmaß an Aktualität.
• Alle gängigen Dateiformate können gelesen werden.
• Die Datensicherheit profitiert von einer Synchronsicherung, die stets den aktuellsten Stand gewährleistet.

 

 

Import/Export

• Import von Daten aus anderen Anwendungsprogrammen/ Fachanwendungen.
• Export sämtlicher Daten in ein Standardformat.
• Standardisierte Schnittstelle.

WebPublisher

• Erstellen Sie die Webinformation in Anwendungsprogrammen wie z.B. Word, PowerPoint, Excel.
• Freigabe der Daten zur Veröffentlichung im Internet per Mausklick.
• Automatische Konvertierung in internetfähige Formate (HTML, PDF, RTF u.v.m.).
• Automatische Übertragung der konvertierten Daten via FTP auf den Web-Server.
• Komfortable Pflege der Internet-, Intranet- und Extranet- Seiten mit REGISAFE public.

 

Erweiterte Benutzerverwaltung

• Ein Aktivitätsprotokoll bildet sämtliche Aktivitäten und Änderungen ab (bei Aktenzeichen, Schriftstücken, Teilakten/Vorgängen, Adressen u.v.m.).
• Vertreterregelung.

 

Elektronische Signatur

• Unterschiedliche Zeichnungsverfahren (z.B. Mitzeichnung und Schlusszeichnung).
• Sicherheit durch Verschlüsselung und Passwörter.

 

Datei-Konverter

• Automatisiertes Konvertieren von Dateien aus einem Dateiformat in ein anderes, z.B. für eine revisionssichere Ablage, den Versand per E-Mail, die Verwendung von Texten aus gescannten Dokumenten u.v.m.
• Die Konvertierung findet zentral auf einem Server statt. Verschiedene Datei-Konverter sind verfügbar, beispielsweise:
  • PDF-Konverter: Konvertiert beliebige Dateien in das PDF-Format, indem automatisiert Adobe Acrobat aufgerufen wird; Bildformate (TIFF, JPEG u.v.m.) werden direkt, ohne Verwendung von Acrobat, nach PDF konvertiert.
  • TIFF-Konverter: Konvertiert beliebige Dateien in das TIFF-Format, welches für eine langfristige Speicherung/ Archivierung empfohlen wird.
  • OCR-Konverter: Wandelt gescannte Seiten via Texterkennung in unformatierten oder formatierten Text um.
  • HTML-Konverter: Konvertiert Dateien in das HTMLFormat, beispielsweise für die Veröffentlichung im Internet.
  • THUMB-Konverter: Erstellt Miniaturansichten für Bilddateien und, über eine Zwischenkonvertierung, sonstige Office-Dateien; diese Miniaturansichten werden im Schriftstück-Viewer angezeigt.

 

Sicherheit wird groß geschrieben.

Mit zusätzlichen Modulen erhöhen Sie diese nochmals.

Fälschungssicherer Dateispeicher

• Durch zwei ineinander greifende Hash-Werte wird jede Modifi kation einer Datei erkannt.
• Grundlage für eine revisionssichere Speicherung.

 

Synchronsicherung

• Gewährleistet höchste Datensicherheit und Datenverfügbarkeit: Sämtliche neu eingegebenen bzw. geänderten Daten werden synchron zur Speicherung in der Datenbank automatisch in einer so genannten Transaktionsdatei gesichert.
• Ist das Zurückspielen einer Datensicherung erforderlich, werden die seit dieser Datensicherung vorgenommenen Eingaben, Änderungen etc. automatisch anhand der Transaktionsdatei nachvollzogen: Es geht keine Sekunde Arbeit mehr verloren.
• Dokumentdateien (z.B. Word-Dateien, gescannte Dokumente) können auf optischen Datenträgern gesichert werden. Revisionssicherheit wird durch eine Langzeitsicherung auf WORM-Medien ermöglicht.
• Die Metadaten inkl. aller hierarchisch übergeordneten Objekte werden in einer XML-Datei mitgesichert.
• Komfortable Wiederherstellungsfunktionen ermöglichen im Notfall eine schnelle und sichere Wiederherstellung zerstörter Daten.

 

Rundschreiben-Import

Empfang von aktuellen Informationen von Spitzenverbänden an ihre Mitglieder per E-Mail.

• Automatische elektronische Ablage von Rundschreiben unter dem angegebenen Aktenzeichen, Ablage auch unter Sammelaktenzeichen.
• Berechtigte Sachbearbeiter können jederzeit entweder über das Aktenzeichen oder über beliebige Suchbegriffe des Betreffs der Rundschreiben auf die Informationen zugreifen.
• Empfangene Rundschreiben werden automatisch an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.
• Volltextsuche in den Inhalten der Rundschreiben.

 

Literaturverwaltung

• Verwalten z.B. von Büchern, CDs, DVDs, Zeitschriften, Lose-Blatt-Sammlungen inkl. Ergänzungslieferungen.
• Angabe von Systematikgruppe, Registriernummer, ISBN, Autor, Titel, Verlag, Bemerkungen u.v.m.

 

Verwaltungseinheiten

• Anlegen einzelner Verwaltungseinheiten wie Mitgliedsverwaltungen von Verwaltungsgemeinschaften, Gemeinden eines Landkreises, Körperschaften u.v.m.
• Zuordnung der Schriftstücke zu den Verwaltungseinheiten.
• Zugriffsberechtigung pro Verwaltungseinheit.

 

Daten für die Zukunft sichern:

Spezifische Archivierungsmodule von REGISAFE public.

• Das Archivieren unterschiedlichster Medien ist möglich und einfach.
• Die offenen Schnittstellen erlauben die Integration von REGISAFE public in andere Anwendungen. Kommunale Fachanwendungen für den speziellen Einsatz.
• Daten für die Zukunft sichern: Spezifische Archivierungsmodule von REGISAFE public.

 

CD-Archiv

• Archivieren und Verwalten von Software-CDs.
• Anlegen, Ändern und Löschen von Lizenzen.
• Erstellen von Etiketten für die CDs.

 

Pressearchiv

• Spezielle Erfassungsmaske für die Verwaltung von Presseartikeln.
• Versand des Artikels per E-Mail an Sachbearbeiter oder Gruppen.

 

Bildarchiv

• Aufbau eines elektronischen Bildarchivs.
• Spezielle Erfassungsmaske für Bilder z.B. mit Bildtitel, Veranstaltung/Anlass, Format/Auflösung, Fotograf.
• Erzeugen von Miniaturansichten.
• Anzeige der Miniaturansichten im Schriftstück-Viewer.
• Übernahme von Digitalkamera-Bildern.

 

EDV-Bestandsverwaltung

• Erfassung von Hardware wie PCs, Bildschirme, Drucker u.v.m.
• Vermögenserfassung und Abschreibungsübersichten.
• Sammlung von Anleitungen, Treibern, Notizen u.v.m.
• Standortverwaltung/Lagerverwaltung.

 

Vortragsbuch

• Ablage von Verpflichtungen und Beschlüssen nach Rechteverhältnis und Haushaltsstelle.
• Einträge in einem Protokoll zusammenfassen.

 

Fahrzeugakte

• Einfaches Erfassen und Verwalten Ihres Fuhrparks.
• Jedes Fahrzeug bekommt eine eigene Teilakte.
• Terminkontrolle, z.B. TÜV.

 

Scan-Lösung für KFZ-Zulassungsstellen

• Sie können eine Papierakte künftig durch eine elektronische Akte ersetzen.
• Sie können zwischen den Optionen „Stapelbearbeitung“ und „Fallbearbeitung“ wählen.
• Eine Schnittstelle zu den Fachverfahren besteht.

 

Schnittstellen

Offene Schnittstellen erlauben die Integration anderer Anwendungen in eine abgestimmte REGISAFE public-Gesamtlösung. Schnittstellen gibt es z.B. für: Adressverwaltungen, Mail-Systeme, Formularwesen, Geo-Informationssysteme, Bauverfahren, Sozialhilfeverfahren, Sitzungsdienste, Wesensprogramme, Haushaltskassenprogramme und CMS-Systeme.

 

KommunalPLUS-Fachanwendungen:

Dank vorbereiteter Abläufe strukturierter und schneller arbeiten.

Allgemeine Merkmale

• Lückenlose Terminüberwachung über Wiedervorlagenfunktion.
• Nutzung der Vorteile einer zentralen Adressverwaltung.
• Erstellung von Gebührenrechnungen.
• Überwachungsabläufe zur Einhaltung der Auflagen und Rückläufe.
• Individuelle Anpassung von Arbeitsschritten, Vorlagen und Checklisten.

 

Baugenehmigung

• Anpassbare Kontrollübersichten für Antragsunterlagen, Beurteilung von Vorhaben, Baukontrolle und -überwachung.
• Spezielle Arbeitsschritte für Nutzungsuntersagung, Abbruchanordnung oder Baueinstellung.
• Erfassungsmöglichkeiten der Baulasten, Altlasten, Denkmaleintragungen.

 

Bautagebuch

• Arbeitsschritte für speziellen Schriftverkehr mit Bauherr, Baurechtsbehörde, Architekt.
• Angrenzerbenachrichtigung und Nachbaranhörung.
• Sitzungsvorlage.
• Interner und externer Ämterumlauf.
• Vollständigkeitskontrolle.
• Erteilung Einvernehmen.

 

Belegungsplan

• Überwachung der Belegung von Hallen und öffentlichen Räumen.
• Erstellen von Nutzungsvertrag, Übergabeprotokoll, Gebührenrechnung.
• Automatisierte Information an den Hausmeister bei Belegung.
• Warnfunktion bei Doppelbelegung.

 

Gewerbe

• An-, Um- und Abmeldungen mit automatisierter Historie.
• Meldeabfragen telefonisch oder schriftlich.
• Verfolgung von Meldeverstößen.
• Erstellung Branchenverzeichnis für Ihre Gemeinde.

 

Gestattung

• Vollständigkeitsprüfung für Unterlagen und Angaben.
• Automatisiertes Auflagenmanagement für unterschiedliche Bewirtungsarten.
• Zuverlässigkeitsprüfung des Antragstellers.
• Anhörung und Beteiligung externer oder interner Stellen.

 

Stellenbesetzung

• Automatisierte Serienbriefe an Bewerber, beteiligte Ämter und Dritte für Vorstellungsrunde, Absagen, Zusagen u.v.m.
• Flexibles Bewerten, Aussondern und Ergänzen von Bewerberlisten.
• Berücksichtigung der Funktion und Rolle des Personalrates.

 

Sitzung

• Automatisierte Serienbriefe für Sitzungseinladungen.
• Erstellung von Sitzungsvorlagen, Beschlussprotokoll und Niederschriften.
• Einfache Verwaltung von Gremien und Sitzungsteilnehmern.
• Schnelle Aufstellung der Tagesordnung.

 

Sitzungsgeld

• Erweiterung des Moduls KommunalPLUS Sitzung
• Sitzungsgeldabrechnung für die Mitglieder der Gremien: Sitzungspauschale, Funktionspauschale, Zeitvergütung, Reisekostenentschädigung, Monatspauschale.
• Beträge und Vergütungsschlüssel werden für jedes Mitglied einzeln erfasst.
• Sitzungsgelder werden per Mausklick ermittelt.
• Sitzungsgeldliste ermöglicht Speicherung und Weiterverarbeitung der Sitzungsgelder.

 

Friedhof

• Grabnutzungsrechte verwalten.
• Überwachung Grabpflege, Standsicherheit, Grabnutzung.
• Gräber abräumen/auflösen.

 

Technik, die es Ihnen wahrhaft einfach macht:

REGISAFE public fügt sich in jede Umgebung ein.

• REGISAFE public unterstützt alle aktuellen Windows-Betriebssysteme.
• REGISAFE public ermöglicht die Einbindung Ihrer Außenstellen.
• REGISAFE public erlaubt jederzeit individuelle Anpassungen.

 

Betriebssysteme

• REGISAFE public unterstützt alle aktuellen Windows- Betriebssysteme: Windows 95/98/ME, NT 4, 2000, XP, 2003 Server. Jeweils neue Versionen (z.B. Vista) werden nach Verfügbarkeit unterstützt.
• Ablage der Dokument- und Datenbank-Dateien ist auf allen gängigen Betriebssystemen (z.B. Windows, Linux, Novell) und Speichersystemen (z.B. RAID, SAN) möglich.
• Unterstützung von Terminal-Server sowie Citrix Metaframe/ Presentation Server.
• REGISAFE public läuft auf allen gängig ausgestatteten PCs. Empfohlen für die Arbeitsplätze (Clients): Prozessorleistung ab etwa 800 MHz und 256 MB Arbeitsspeicher. Je nach Anforderung und Einsatzgebiet sind auch schlechter oder besser ausgestattete PCs möglich bzw. notwendig.

 

Client/Server

• REGISAFE public ist eine Client/Server-Anwendung.
• Die Server-Komponenten (IQ-Server) laufen als Dienst oder Anwendung auf einer der unterstützten Betriebssystem- Versionen (siehe oben). Ist ein separater Windows-PC für den IQ-Server erforderlich oder gewünscht, reicht eine Einzellizenz der Server-Version oder ggf. eine Workstation- Version aus. Die Speicherung der Daten kann auf einem beliebigen Betriebs- und Speichersystem stattfinden.
• Empfohlen wird als Server-PC ein moderner PC mit einem Prozessor ab etwa 1-2 GHz und 1024 MB Arbeitsspeicher. Je nach Anforderung und Einsatzgebiet sind auch schlechter oder besser ausgestattete PCs möglich bzw. notwendig. Dualprozessor-Systeme werden unterstützt.
• Einzelne Komponenten des IQ-Servers können bei Bedarf, auch jederzeit nachträglich, auf mehrere Computer verteilt werden.
• Die Kommunikation zwischen Client und Server findet ausschließlich über TCP/IP statt.

 

Außenstellen-Anbindung

• REGISAFE public ermöglicht die Einbindung von Außenstellen, Home-Offices u.v.m.
• Als Verbindungswege werden z.B. Standleitungen, Wählleitungen und das Internet unterstützt.
• Die Datenübertragung findet komprimiert und, bei Bedarf, verschlüsselt statt.
• Installation von Cache-Servern möglich.
• Alternativ: Terminal-Server-Lösungen.